全球性印刷服務外包的黃金法則

　　【編者按：海外外包現在已經成為了那些想要得到低成本高質量的印刷服務和其他出版服務的出版商的普遍選擇。據印藝瞭望公司在發布的市場趨勢調查顯示，40%的書刊出版商曾經在過去一年中與海外印刷廠有過合作。但是，正如他們所說，出版商必須要具備一雙識別合作伙伴的慧眼。全球外包是一把雙刃劍，它既有其他生產方式所不能比擬的優勢，也存在著一些可怕的陷阱。要想在海外合作中獲得成功，出版商和印刷廠應該時刻牢記以下15個原則。】

　　【我要印】1、尋找一個知名的合作伙伴

 　　對市場進行充分調查，找到最大和最著名的合作伙伴。Allworth Press公司的總裁Crawford建議人們去征求其他出版商的意見。他說：“這是尋找合作伙伴的最佳方式。另外一個辦法就是向經銷商去征求參考意見。并自己去進行檢查。”

　　2、尋找一個在國內擁有辦公室的海外合作伙伴。

　　 C&C膠印公司的總部位于美國俄勒岡州的波特蘭，但它主要在中國進行印刷。該公司的經理Charlie Clark認為出版商在尋找合作伙伴的時候，最好選擇那些在北美地區設有辦公室的公司。他說：“這能減少隱藏在郵件這種溝通方式背后的文化或語言上的差異。”

　　 印度Newgen成像系統公司的業務開發主管Mala Morris警告說：出版商必須要能慧眼識英雄。如果你在美國設有辦公室，就要讓它賺錢，而不要使其成為消耗公司收入的無底洞。

　　3、檢查它的認證

　　 Clark建議人們去檢查一下合作伙伴的質量認證情況，看他們是否通過了ISO 9001、ISO 14001和ISO 18001等標準的認證。對任何一家印刷廠來說，印刷相冊、專業指導書籍、小說、圣經和兒童讀物等產品的質量肯定是不同的。

 　　Clark說：“第一步應該是去書店，找到你認為質量最好的書刊，看看它們是在哪里印刷的，或者聯系這本書的出版商，問問是找誰生產的這本書刊。”

　　4、考慮一個大型印刷廠

　　在考慮海外印刷廠的時候，大型印刷廠可能是一個比較安全的選擇，小型企業一般都比較新，而且很有可能突然銷聲匿跡。

　　利奧紙業集團全球印刷公司的銷售和營銷副經理Tom Leach說：“小型印刷上的經濟實力有限，如果出現了問題，它們也很難解決，在困難的情況下，它們很少能夠為你提供幫助。當與小型企業合作的時候，它們的行為守則也是需要你認真考慮的問題。至少要用BS 7799 Certification信息安全認證來考察一下出版商的知識產權能否得到有效保護。”

　　選擇大型印刷廠的缺點是成本高；出版商必須為它們的服務付出更多代價，因為這些印刷廠的管理費用都比較高。

　　5、像其他企業一樣進行談判

　　行業專家指出與海外合作伙伴進行談判的方式與跟美國企業談判的方式一模一樣。Clark說：“當今的合同都比較注重形式和計劃。人們應該了解查看賬戶狀態所需要的條件和付款方式。”

　　Leach建議說：“最好的辦法是指出你將為供應商提供多少業務，并且讓供應商來決定最終的價格。”他同時建議出版商不要過分夸大將來的產量，一個較為有效的談判手段就是對將來的業務量打一個折扣。

　　6、獲得你想要的服務

 　　在與海外供應商合作的過程中，Crawford發現不同檔次的服務能幫助人們打開不同檔次的市場。他說：“舉例來說，當我們向一個供應商進行抱怨并威脅說要中止與他們的合作時，它們往往就會為我們提供更好水平和更有效的服務。”

　　7、做好延期交貨的準備和相應計劃

　　很多因素都會造成生產的延期，從印刷機的故障到運輸的延誤或客戶的拖延等都有可能造成印刷工期的延誤。為了避免出現這樣的問題，出版商應該制定出相應的措施。

　　Leach說：“國內的供應商有能力對生產計劃進行靈活安排，因此不用面對安全風險和與車船有關的問題。”

　　8、不與第三方合作

　　無論是否有可能，都要直接與印刷廠溝通。避免通過中間人與印刷廠合作，因為第三方的介入會使談判過程變得更加復雜。

　　9、知道到哪里去尋找材料

 　　你所需要的封面紙能否在歐洲或亞洲找到？為了避免材料供應上的缺口，應該一開始就與印刷行進行充分溝通，并在設計或詢價之前索要印刷樣張。Clark說：“如果你有時間的話，就有可能找到特殊的產品。”

　　10、讓海外印刷廠提供增值服務

　　出版商只要選定海外印刷廠，就應該讓這些印刷廠幫他們把所有的后續服務外包出去，例如：把CD或兒童讀物的手工插頁的印刷工作外包出去。

　　 Leach說：“在中國進口或出口貨物是一件非常復雜的事情。大多數知名的印刷企業都不會花較大的成本進行境外采購。它們都想努力收回每一個活件的運輸成本和預付款。要知道它們不可能在兩到三個月內得到出版社的付款。”

　　11、簽署法律合同，避免潛在問題

　　當把活件外包給海外印刷廠的時候，經常會出現軟件、數據庫、設計和其他產品的知識產權問題。為了避免這些麻煩的困擾，必須要檢查合同的條款，明確規定出你應得的回報和違約的代價。

　　一旦出現問題，專家建議出版商要像解決在美國出現的問題一樣去解決它。雖然法律訴訟比較少見，但專家認為它并不是主要問題，一旦進入訴訟程序，它的過程可能會拖得很長。

　　Leach說：“如果雙方的合作關系已經惡化到提請訴訟的程度，那么就很難辦了，因為你要接受國際法的判決。”

　　12、為海外印刷選擇合適的項目

　　很多四色印刷項目都比較適合進行海外印刷。Leach建議出版商最好不要把彩色封面的印刷工作外包出去，而把單色的文字的印刷工作和裝訂工作留在國內做。

　　Crawford還對排版工作的外包提出了自己的意見，特別是對于說英語的國家。他說盡量避免把書刊的設計和編輯工作外包出去，例如：內容編輯、拷貝編輯、打樣或做索引。

 　　Clark表示自己幾乎對每一個外包出去的活件都進行了調查，從按需印刷的書刊到短版小冊子等，但是只有長版活件外包的經濟效益最有吸引力。

　　13、做好出現意外情況的心理準備

 　　當與海外供應商合作的時候，語言、文化和企業文化的差異都有可能為出版商設置障礙。Crawford說：“對意想不到的事情保持時刻的警惕。如果出版社熟悉供應商的假期安排，就能避免很多問題的出現，如果印刷廠在國家法假期里休假，那你就別想讓它們按時交貨了。”

　　14、溝通、溝通再溝通

　　擁有25年工作經驗的Clark重點強調了溝通在成功的合作關系中的重要性。出版商應該在活件的印前處理過程中討論所需要的材料、時間安排、工期和運輸等問題、版權問題（特別是CD）、裝訂形式和材料問題等，并征集可以利用的創意和保證生產的順利進行。

　　15、保持密切接觸

　　你能否在印刷廠的時間約束下工作?定期舉行電話會議，并與每一個人進行交流，了解他們的最新動態。

　　此外，當把活件外包給海外公司的時候，不要忘記“沉默是金”并不適用于這個領域。Morris說：“沉默通常意味著有些事情做錯了。”

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